Que vous soyez chargé(e) de formation ou responsable des ressources humaines, le suivi du plan de formation de vos collaborateurs fait partie de vos tâches principales.
L’enjeu est de taille : réussir à évaluer la performance des formations effectuées et modéliser le retour sur investissement de chacune d’entre-elles !
Autrement dit, il s’agit de prouver à votre direction que vos plans de formation sont créateurs de valeur pour les collaborateurs et de profits pour l’entreprise. Encore faut-il savoir comment mesurer ces progrès.
Quels sont donc les bons indicateurs de performance pertinents à intégrer dans votre tableau de bord ?
Les indicateurs de performance pour la formation « classique »
Le meilleur moyen d’apprécier l’efficacité d’une formation est de suivre dans un tableau de bord les indicateurs clés qui correspondent à vos objectifs.
Voici les trois grandes catégories d’indicateurs que vous pouvez utiliser :
1.Les indicateurs descriptifs
Les indicateurs descriptifs, ou dits « de gestion », permettent d’évaluer le déroulement du plan de formation établi.
On retrouve ainsi parmi ces indicateurs :
- le pourcentage de la masse salariale (ou taux de participation à la formation)
- le pourcentage de salariés ayant effectué une formation dans l’année (nombre de stagiaires / effectif moyen)
- la liste du nombre de stagiaires et du nombre d’heures de formation
- la durée moyenne d’une formation
- le taux de présence aux formations
- le pourcentage de demandes satisfaites (suivi du taux de réalisation par rapport aux acceptations)
Il s’agit avec ces premiers indicateurs de poser un cadre conceptuel et d’assurer une meilleure visibilité de la mise en service du plan de formation.
Selon vos objectifs, il est possible de rentrer dans le détail de certains indicateurs. Par exemple, on pourra distinguer au sein du pourcentage de la masse salariale différentes catégories de population pour vérifier qu’ils sont chacun bien représentés (hommes / femmes, niveau d’ancienneté ou services).
2.Les indicateurs de coûts
Dans un deuxième temps, il convient de lister des indicateurs de coûts dans l’évaluation de la formation. Les plus évidents sont par exemple :
- le montant des honoraires des formateurs
- les frais de déplacement
- les achats de matériel
Il ne faut toutefois pas oublier de prendre en compte les coûts indirects ou coûts cachés de la formation. Cela peut être le taux d’occupation des locaux qui sont alloués aux moments de formation ou bien le coût unitaire de formation, c’est-à-dire le manque à gagner pour l’entreprise que représente un salarié en formation au lieu d’être en activité.
3.Les indicateurs d’efficience et d’efficacité
Enfin, une dernière catégorie d’indicateurs doit vous permettre de suivre plus en détails les formations réalisées.
Ces indicateurs ont pour objectif de s’assurer de la qualité du dispositif de formation à la fois par rapport à son efficience (quels efforts sont mis en place pour atteindre l’objectif ?) et son efficacité (quels résultats parvient-on à obtenir ? Sont-ils cohérents par rapport aux objectifs initiaux ?)
Commençons par l’efficience : vous devez être capable d’établir le temps nécessaire pour à la fois détailler les besoins de formation, identifier le programme adapté et le mettre en place. Plus ce temps est court, plus votre dispositif est censé être efficient.
Pour évaluer l’efficacité, on utilise généralement le modèle de Kirkpatrick basé sur 4 niveaux d’évaluation :
- Niveau 1 – Réaction : quelle est l’appréciation des participants concernant la formation, son programme, son organisation et le formateur ?
- Niveau 2 – Apprentissage : quel est le niveau d’absorption des connaissances par les apprenants ?
- Niveau 3 – Comportement : quelles sont les conséquences de la formation sur le travail effectué lors du retour en entreprise ?
- Niveau 4 – Résultats : à quel point la formation a t-elle permis d’achever les objectifs établis ?
Si le modèle qui date de 1959 est bien connu, sachez que celui-ci a depuis été quelque peu «modernisé ».
En 2010, James et Wendy Kirkpatrick, de la société Kirkpatrick Partners ont donc repensé plus en profondeur ce modèle :
- Niveau 1 – Réaction : au delà de la seule appréciation des participants, on mesure également la pertinence du contenu de formation et l’implication tout au long du parcours.
- Niveau 2 – Apprentissage : les apprenants sont-ils engagés ? En confiance ?
- Niveau 3 – Comportement : deux éléments sont pointés du doigt, à savoir l’apprentissage sur le tas (grâce aux échanges et interactions durant la formation) et les différents leviers à activer avant / pendant / après la formation (grâce notamment au tutorat, au coaching, etc.)
- Niveau 4 – Résultats : enfin ce dernier niveau obtient un nouvel indicateur « le retour sur les attentes » (ou ROE – Return on expectations). Comparé au retour sur investissement (ROI – Return on investment), le ROE permet d’évaluer l’impact global. Il englobe à la fois l’identification des attentes des commanditaires en amont, traduits en indicateurs de performance et qui deviendront par la suite les critères d’évaluation.
Si la mesure des indicateurs de « moyen » est relativement facile à mettre en oeuvre, celle des indicateurs de « résultat » reste une partie plus complexe. Questionnaire de satisfaction en fin de formation et tests de connaissances ne suffisent plus à apprécier avec précision ces résultats.
Comme le prouve le remaniement du modèle de Kirkpatrick, l’évaluation de la formation englobe plusieurs composantes plus ou moins identifiables et mesurables selon les outils utilisés.
Heureusement, le milieu de la formation a bien évolué depuis 1959 et les outils aussi !
De nouveaux indicateurs grâce au digital learning
L’avènement du digital learning donne un nouveau souffle au suivi des objectifs de formation.
Selon les plateformes, il est désormais possible d’accéder à des indicateurs tels que :
- le nombre d’utilisateurs actifs et leur durée de connexion sur la plateforme de formation
- la progression moyenne sur le parcours de formation
- le taux de réussite aux épreuves, challenges et autres
- le nombre de points gagnés
- le classement des participants
De leur côté, les apprenants ont souvent la possibilité de noter les différents contenus de formation, d’échanger sur un espace dédié et de fournir un retour détaillé en fin de module.
Autant d’éléments qui facilitent la mesure de l’efficience et de l’efficacité d’une formation.
En conclusion
L’évaluation de votre dispositif de formation se traduit donc par un savant mélange entre indicateurs descriptifs, indicateurs de coûts mais également indicateurs de résultats !
Le choix de ces indicateurs varie d’une entreprise à une autre selon la politique de formation et les objectifs initialement pensés. Gardez en mémoire qu’il s’agit ici de sélectionner avec soin les KPI les plus pertinents pour répondre aux problématiques de l’entreprise, au risque de noyer l’information principale.
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